新人が怖がる電話対応を楽にする教え方・教わり方【氷河期サバイバル仕事術】

「電話が鳴るたびに心臓がドキドキする…」

新入社員にとって、オフィスにかかってくる電話の着信音は、ドラクエのエンカウントBGMよりも怖い、まさに、未知の敵のようです。

誰からの電話か、どう答えればいいのか、頭の中に全く知識がない状態なので、怖いのは当然。

新入社員に初めて電話対応を教える立場の方も、「どう教えたら、出来るようになるだろう？」と悩むのではないでしょうか。

この記事では、新しい職場で私が実際に体験して効果があった、電話対応のハードルを下げる教え方・教わり方をご紹介します。

電話に出るのが少し怖くても大丈夫！
最初のオフィスでの電話対応は、ちょっとした工夫で乗り越えられます。

最初の電話は「分からなくても何とかなる！」周りのサポートと少しの工夫で怖さは減らせる

若い頃、私が新しく入った職場で、上司に言われた最初の言葉は、「分からなくても何とかなる！」でした。

この言葉にどれだけ救われたか分かりません。

新人に教える最初の一歩：用件の復唱で周りの助けを呼ぶ

電話を受けた新人の方にまず教えたいのは、用件をよく聞いて、自然な範囲で復唱することです。

例えば、「〇〇会社の山田と申します。△△部長はいらっしゃいますか？」という電話に対して、「〇〇社の山田様でございますね。部長の△△でございますか」と復唱します。

こうすることで、周りの先輩社員が電話の内容を把握でき、「あっ、〇〇社の山田さんからだ」とすぐに気づき、必要に応じて代わってあげることができます。

「少々お待ちくださいませ」と丁寧に伝え、先輩社員にバトンタッチすれば、新人は最初の難しい局面を乗り越えられます。

これを日々繰り返し、少しずつ出来ることから手を離して行くことで、新入社員は、徐々に電話対応に慣れていくことができます。

周囲のサポート体制が鍵：新人を育てる意識を持つ

この方法がうまくいくには、周りの先輩社員の「育ててあげよう」という温かい姿勢が不可欠です。

もし、先輩社員が、「電話に出たくないから新人に押し付けよう」「私も最初はこうして苦労したんだから…」といった、ちょっとイジワルにも思える考え方に固執していては、新人の不安は増すばかりで、離職にも繋がりかねません。

初めて経験することは、誰でも分かりません。
だからこそ、教える立場の方や周りの方は、新人が電話に出たら、復唱を聞いて、すぐに助け舟を出せる体制を整えてあげてください。

新人が早くオフィスでの電話対応に慣れ、一人前になれば、結果的に周りの仕事も楽になるはずです。

新人が早く慣れるための少しの心がけ：周りの動きをや会話を観察する

新入社員自身も、電話に早く慣れるためにできることがあります。

それは、職場内で周りの人が話している内容に、自分には関係ないと思わず、少し耳を傾けてみることです。

「あの人はいつも〇〇さんに電話してくるな」「△△部に来客みたいだ」と、周りの様子を何となく聞いたり見たりしておくだけでも、電話や来客があった際に「あっ、あの人かな？」とピンとくることが増えてきます。

これを繰り返していくうちに、取引先の名前や、よく電話をかけてくる人の名前を少しずつ覚えることができ、徐々に電話への怖さは薄れていくでしょう。

早く仕事に慣れたい！と思っている新人の方は、是非実践してみてください。

電話対応の基本：メモと復唱は必ず行う

電話での敬語や一般的なビジネスマナーについては、市販の書籍や研修などで学ぶことができますね。
ですので、ここでは基本だけ。

電話に出る際の基本中の基本は、必ずメモを取ることです。走り書きでも単語でも構いません。
電話に出るときは、常にメモとペンを用意しておきましょう。

特に、折り返し先の電話番号や担当者の名前など、重要な情報は必ずメモを取りながら復唱し、聞き間違いを防ぎます。

初めての電話対応は不安が多いかもしれませんが、周りのサポートと少しの心がけで、必ず慣れて乗り越えられます。頑張ってください！

まとめ：新人が怖がる電話対応を乗り越えるための３つのポイント

最後に、今回の記事のポイントを振り返りましょう。

これらのポイントを実践することで、新入社員は安心して電話対応に臨めるようになり、職場全体のコミュニケーションも円滑になるはずです。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。